Proses Pendelegasian Wewenang
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Kehidupan manejer dipenuhi dengan serangkaian pembuatan (pengambil) keputusan-keputusan untuk investasi, menaikan harga jual, mengambil tindakan terhadap karyawan yang sering terlambat, pemilihan lokasi gudang baru yang harus dibangun, dan masalah-masalah besar ataupun kecil lainya dimana manajer harus membuat keputusan tindakan apa yang diambil atau paling tidak menugaskan orang lain untuk memutuskan.
Karena itu pengambilan keputusan adalah hal yang sangat penting dalam manajeman. Pengambilan keputusan terkait dengan ditetapkannya suatu keputusan manajerial. Berdasarkan keputusan manajerial yang telah ditetapkan oleh seorang manajerial, maka semua aktivitas akan berjalan dengan baik.
Pendelegasian wewenang pun merupakan sesuatu yang vital dalam organisasi kantor. Atasan perlu melakukan pendelegasian wewenang agar mereka bisa menjalankan operasi manajemen dengan baik. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya organisasi. Bila seorang atasan tidak mau mendelegasikan wewenang, maka sesungguhnya organisasi itu tidak butuh siapa-siapa selain dia sendiri.
Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tak dapat dilaksanakan oleh satu orang, maka ia perlu melakukan delegasi. Pendelegasian juga dilakukan agar manajer dapat mengembangkan bawahan sehingga lebih memperkuat organisasi, terutama di saat terjadi perubahan susunan manaejemen.
Yang penting disadari adalah di saat kita mendelegasikan wewenang kita memberikan otoritas pada orang lain, namun kita sebenarnya tidak kehilangan otoritas orisinilnya. Ini yang sering dikhawatirkan oleh banyak orang. Mereka takut bila mereka melakukan delegasi, mereka kehilangan wewenang, padahal tidak, karena tanggung jawab tetap berada pada sang atasan.
B. Rumusan Masalah
Hal yang akan dibahas dalam makalah ini adalah :
1. Apakah yang yang dimaksud dengan pendelegsasian wewenang dan pengambilan keputusan ?
2. Bagaimana peranan manajer dalam proses pendelegasian wewenang dan pengambilan keputusan ?
C. Batasan Masalah
Dalam makalah ini penulis akan membahas peranan manajer dalam proses manajer dalam pendelegasian wewenang dan pengambilan keputusan saja.
D. Metode Penelitian
Metode penelitian yang penulis gunakan adalah metode studi pustaka.
E. Tujuan Penelitian
Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas dalam mata kulia pengantar manajemen.
BAB II
ISI
A. Pengertian Pengambilan Keputusan
Definisi pengambilan keputusan menurut T. Hani Handoko yaitu menggambarkan suatu proses memalului serangkaian kegiatan dipilih sebagai penyelesaian suatu masalah tertentu. Sedangkan menurut Sondang P. Sagian pengmabilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakekat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang atas alternative yang dihadapi dan mengambil tindakan yang paling tepat.
Pembuatan keputusan (decision making) menggambarkan proses melalui mana serangkaian kegiatan dipilih sebagai penyelesaian sutu masalah tertentu. Geroge P. Huber membedakan pembuatan keputusan dari Pembuatan Pilihan (chocice making) dan dari Pemecahan Masalah (problem solving).
I. Dasar-dasar Pengambilan Keputusan :
Intuisi (hati nurani);
Berarti pengambilan keputusan berdasarkan intuisi biansanya mengandalkan naluri, perasaan pribadi, ekamampuan mental, tetapi situasi yang dihadapi dengan sikap realistis dan memutuskannya menurut perasaan saja (good feeling).
Fakta-fakta;
Dengan fakta-fakta ini pengambilan keputusan berdasarkan fakta yang merukan dasar terbaik untuk menetapkan tujuan.
Experience (pengalaman);
Pengalaman merupakan pelajaran yang sangat berharga dalam pengambilan keputusan.
Authority (kekuasaan).
Pengambilan keputusan diperlukan wewenang, sebab tanpa wewenang maka keputusan tidak dapat diambil.
Tabel Kebaikan dan Keburukan dari Dasar-Dasar Pengambilan Keputusan
Kebaikan Keburukan
Intuisi (Hati Nurani) Keputusan dapat diambil dengan cepat;
Kecapakapan deccesion maker dapat digunakan;
Merupakan suatu alat yang memuaskan untuk memutuskan aktivitas yang mempunyai pengaruh terbatas. Keputusan mungkin trbukti salah, karena feeling bias saja salah;
Alat untuk menggantikan keputusan tidak tersedia;
Dasar-dasar lain untuk megambil keputusan sangat minim.
Fakta-fakta Merupakan dasar yang baik dalam pengambilan keputusan;
Keputusan akan rasional, logic, ideal dan resikonya relative kecil;
Keputusan secara relative mudah direalisasikan;
Keputusan lebih relevan. Keputusan yang diambil sering terlambat;
Biaya untuk mengambil keputusan relative besar.
Experience Keputusan yang diambil berdasarkan pengalaman praktis;
Bagian ternaik dari latar belakang decision maker dapat digunakan. Keputusan yang diambil atas peristiwa masa lalu yang sudah ketinggalan jaman;
Bila decision maker memiliki pengalaman terbatas, keputusan yang diambil akan sempit.
Kekuasaan Mudah diterima;
Mempunyai sumber asli;
Bersifat dan dapat mengikat. Dapat menjadi sangat rutin dan menimbulkan gaya dikatatorial;
Keputusan diambil berada jauh dari luar persoalan actual.
II. Teknik-teknik Pengambilan Keputusan
1. Operational Research;
2. Linier Programing (Vector Analisys);
3. Gaming War Games;
4. Probability Theory;
5. Ranking and Statistical Weigthing;
6. Manajeman Sistematis;
7. Scientific Management.
III. Macam-macam Keputusan
Terdapat 4 (empat) macam keputusan , yaitu :
Keputusan Auto-generated;
Keputusan Inducted;
Keputusan Individu;
Keputusan Kelompok.
B. Pengertian Pendelegasian Wewenang
Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu (T. Hani Handoko). Sedangkan menurut Harold Koontz and Cyril O’Donnel pendelegasian wewenang merupakan pokok yang didapat kembali oleh pemberi wewenang. Hal itu adalah suatu sifat wewenang, si pemilik wewenang (pemimpin) tidak selamanya menyelesaikannya sendiri kekuasaan ini dengan menyerahkan wewenang itu. Dengan demikian maka proses Pendelegasian wewenang itu merupakan hubungan atasan dengan bawahan, merupakan mata rantai yang terus-menerus bersambung.
Seseorang pemimpin baru dapat melakukan kegiatan atau memerintah setelah ia memperoleh wewenang. Bawahan tidak akan melakukan kegiatan dalam perusahaan, jika tidak ada perintah dari atasan, sehingga tidak ada kegiatan dalam perusahaan atau perusahaan tidak dapat merealisasi tujuannya. Delegation of authority sulit untuk diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia secara tepat, karena dalam Delegation of authority ini terdapat sifat “Du Characteristic”. Du Characteristic, artinya pihak bawahan menerima wewenang dari atasan tetapi pada saat yang sama atasan yang bersangkutan tetapi memiliki wewenang tersebut. Pemimpin (delegator) tidak hilang haknya terhadap wewenang yang telah didelegasikan itu.
I. Hirarki Wewenang
Manajer (administrative management);
Yaitu pemimpin yang titik berat pekerjaannya dalam bidang pikiran, manajerial, fungsi-fungsi manajemen serta menentukan kebijakan, prosedur yang kan ditempuh untuk mencapai tujuan organisasi.
Pelaksana (operative management);
Yaitu pejabat yang titik pekerjaanya dalam bidang teknis dalam melaksanakan pekerjaan utnuk mencapai tujuan organisasi.
Interpreter.
Yaitu pejabat manajemen yang berperan ganda, artinya pada suatu saat sebagai administrative management dan pada saat lain sebagai operative management. Sebab pejabat manajemen ini menterjemahkan hasil kerja manajer ke dalam bahasa operatif.
II. Prinsip-prinsip Wewenang
i. Proses pelimpahan wewenang harus mencakup 3 unsur yaitu adanya ;
1. Tugas;
2. Kekuasaan;
3. Pertanggung Jawaban.
ii. Wewenang yang didelegasikan harus kepada orang yang tepat;
iii. Pelimpahan wewenang harus disertai pemberian motivasi;
iv. Adanya hubungan dan pengawan pada penerima pelimpahan wewenang.
III. Jenis-jenis Wewenang
• Line authority;
Wewenang manajer yang bertanggung jawab langsung, diseluruh rantai komando organisasi, untuk mencapai sasaran organisasi.
• Staff authority;
Wewenang kelompok individu yang menyediakan sasaran dan jasa kepada manajer lini.
• Fungsional authority.
Wewenang anggota staff departemen untuk mengendalikan aktivitas departemen lain karena berkaitan dengan tanggung jawab staff khusus.
IV. Sumber-sumber Wewenang
a. Formal authority theory (teori wewenang formal);
b. Accetence authority theory (teori penerimaan wewenang);
c. Authority ot the situation (teori wewenang situasional);
d. Positioon authority (wewenang posisi);
e. Technical authority (wewenang teknis);
f. Yuridis authority (wewenang karena hokum).
Tabel Keuntungan dan Hambatan terhadap Delegasi
Keuntungan Delegasi Hambatan Terhadap Delegasi
Semakin banyak tugas manajer yang dapat didelegasikan, semakin besar peluang mereka untuk mencari dan menerima lebih banyak tanggung jawab dari manajer tingkat yang lebih tinggi;
Memperbaiki rasa percaya diri dan kemapuan untuk mengabil inisiatif dari para karyawan;
Seringkali membuat keputusan menjadi lebih baik, karena karyawan memilki pandangn yang lebih jelas mengenai fakta;
Mempercepat proses pembuatan keputusan. Manajer merasa dapat melakukan perkejaanya sendiri dengan lebih baik;
Manajer khawatir karyawan tidak cukup mampu melakukannya;
Manajer merasa perlu waktu untuk menjelaskan lagi pekerjaan yang harus dikerjakan;
Manajer terlalu kacau dan tidak fleksibel untuk mendelegasikan perkejaan secara efektif;
Adanya rasa tidak tentram dan bimbang menegnai siapa yang akhirnya bertanggung jawab untuk tugas khusus.
V. Pedoman Pendelegasian Efektif
1. Prasyarat;
2. Kesediaan manajer untuk memberikan kebebasan kepada karyawanya untuk menyelesaikan tugas yang didelegasikan;
3. Komunikasi terbuka antara manajer dan karyawannya;
4. Kemampuan manajer untuk menganalisis factor-faktor seperti sasaran organisasi, persyaratan tugas, dan kemampuan karyawan.
VI. Tugas Delegasi Efektif
1. Putuskan tugas mana yang dapat didelegasikan;
2. Putuskan siapa yang kan mendapat penugasan;
3. Siapkan sumber daya yang memadai untuk menalaksanan tugas yang didelegasikan;
4. Delegasikan tugas;
5. Bersiap untuk melakukan campur tangan bila perlu;
6. Tetapkan system umpan balik.
C. Proses Pendelegasian Wewenang dan Pengambilan Keputusan
Proses dasar pembuatan keputusan rasional hamper sama dengan proses perencanaan strategic formal. Ini mencakup indentifikasi dan diagnose masalah, pengumpulan dan analisa data yang relevan, pengembangan alternative-laternative, penilaian berbagai alternative penyelesaian, pemilihan alternative terbaik, implementasi keputusan dan evaluasi hasil-hasil.
Sedangkan pendelagasian menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan. Dalam pendelegasianya dapat melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan tujuan atau tugas. Dan disaat penerimaan delegasi, baik implist atau eksplisit, menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab. Untuk menerima pendelgasian diperlukan juga pertanggungjawaban untuk hasil-hasil yang dicapai.
BAB III
PEMBAHASAN MASALAH
Sebagai suatu contoh didalam perusahaan, dibagian HRD sedang mengalami kekurangan salah satu staffnya yang telah lama keluar dari perusahaan tersebut. Pengumuman lowongan pekerjaan pun sudah disebar ke dalam informasi lowongan di koran dan internet. Namun, belum juga mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan oleh perusaahn tersebut.
Dengan berkurangnya salah satu staff dibagian tersebut, tentu secara otomatis tidak ada yang mengerjakan pekerrjaan yang staffnya telah keluar tersebut . semakin lamanya perusahaan tidak mendapatkan karyawan baru untuk menempati posisi tersebut, maka membuat pekerjaan yang berhubungan dengan bagian tersebut ikut terbengkalai .
Disini peran seorang manajer HRD sangat dibutuhkan . ia harus mengambil sikap yang tegas dan mengambil keputusan untuk menangani masalah tersebut. Sebelum perusahaan terssebut mendapatkan karyawan baru, manajer HRD harus mengambil sikap dengan membagi tugas kepada staff yang ada untuk membantu pekerjaan yang harus seharusnya dilakukan oleh staff yang sudah mengundurkan diri tersebut secara adil . Agar tidak memberatkan salah satu karyawan yang ada. Tentunya dengan memberikan surat tugas kepada para staff yang sementara ini mengerjakan pekerjaan salah staffnya yang sudah mengundurkan diri tersebut.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Dari pembahasan yang penulis uraikan dalam makalah ini, maka penulis menyimpulkan bahwa kehidupan manajer dipenuhi dengan serangkaian pembuatan (pengambilan) keputusa-keputusan dan pendelegasian wewenangnya terhadap setiap bawahannya. Pembuatan dan pengambilan keputusan merupakan kunci penting kegiatan manajer. Lalu penggunaan wewenang yang secara bijaksana pun merupakan factor kritis bagi efetivitas di dalam suatu organisasi.
Peran manajer dalam proses pengambilan keputusan dan pendelegasian wewenang ini merupakah peran manajer yang tiak dapat dipisahkan dan saling ketergantungan. Apabila dalan salah satu fungsi ini dilakukan secara tidak maksimal maka fungsi yang lain pun ikut terganggu.
B. SARAN
Dalam memimpin organisasinya diharapkan manajer dapat mengambil keputusan dengan bijaksana dan mendelegasikan secara baik. Agar apa yang ingin dicapai oleh seorang manajer dalam organisasinya bias berjalan dengan baik dan sesuai rencana. dan alangkah baiknya setiap pengambilan keputusan tersebut melewati pemilihan yang lebih selektif dari beberapa alternative terbaik yang dimiliki oleh manajer tersebut. Sehingga pada saat pendelegasiannya bisa diterima oleh semua pihak yang terkait.
DAFTAR PUSTAKA
1. Hani, T. Handoko, “MANAJEMEN”. Edisi 2. Yogyakarta: BPFE. 2003.
2. James A.F Stoner, R. Edward Freeman, dan Daniel R. Gilbert Jr, “Management Part II, Sixth Edition,” Prentice Hall, Inc. 1996.
3. Tarsono, Ono. “PENGANTAR MANAJEMEN”. Jakarta. STIE INDONESIA, 2008.
4. http://library.usu.ac.id/download/fe/akuntansi-sucipto4.pdf
5. http://id.shvoong.com/business-management/management/1688030-pengambilan-keputusan-dalam-manajemen-operasi/
6. http://ID.WIKIPEDIA.ORG/WIKI/MANAJEMEN
Tidak ada komentar:
Posting Komentar